Obowiązkowe mediacje przy umowach o roboty abudowlane

Autor: Jacek Frydryszak

Z dniem 1 marca 2026 r. wejdzie w życie część przepisów zmieniających Kodeks postępowania cywilnego dotyczących umów o roboty budowlane. Czy zmiany przepisów dotyczą zarządców nieruchomości, a jeśli tak, to w jakim zakresie?

Przytoczmy całość tej zmiany dotyczącą obowiązku sądów w przypadku złożenia pozwu przez jedną ze stron takiej umowy:

„Art. 458^3a

§1. W sprawach, o których mowa w art. 458² §1 pkt 5, sąd przed posiedzeniem przygotowawczym albo pierwszym posiedzeniem wyznaczonym na rozprawę kieruje strony do mediacji.

§2. Przepisu §1 nie stosuje się do spraw podlegających rozpoznaniu w postępowaniu upominawczym, elektronicznym postępowaniu upominawczym albo postępowaniu nakazowym. W przypadku gdy po wydaniu nakazu zapłaty wniesiono sprzeciw w postępowaniu upominawczym albo zarzuty w postępowaniu nakazowym, sąd przed posiedzeniem przygotowawczym albo pierwszym posiedzeniem wyznaczonym na rozprawę kieruje strony do mediacji.

§3. Po skierowaniu stron do mediacji sąd podejmuje czynności służące do przygotowania posiedzenia przygotowawczego albo rozprawy.”

Powodem wprowadzenia tej zmiany były podobno powszechne praktyki kierowania przez strony (głównie zleceniodawcę) sprawy do sądu w celu odsunięcia w czasie terminu zapłaty.

Co to jest mediacja?

Mediacja to jeden ze sposobów alternatywnych metod rozwiązywania konfliktów, z angielskiego ADR – Alternative Dispute Resolution. Kluczowe jest tutaj słowo „rozwiązywania”, a nie jak w przypadku postępowań sądowych „rozstrzygania”. W mediacji to strony konfliktu same dochodzą do rozwiązania sporu (przy pomocy mediatora, którego zadaniem jest ułatwienie stronom wzajemnej komunikacji), w sądzie to sędzia, lub w przypadku arbitrażu – arbiter rozstrzyga, kto ten spór wygra, a kto przegra. Po wyroku sądu na ogół jedna ze stron jest niezadowolona, w przypadku udanej mediacji obie strony są zwycięzcami (zasada win-win). Profesjonalny mediator jest neutralny i bezstronny i musi być zaakceptowany przez obie strony konfliktu (akceptowalność); na każdym etapie mediacji strony mogą wnosić o zmianę mediatora (dobrowolność). Mediacja jest prowadzona z zachowaniem zasady poufności – mediator nie wyjawia informacji ujawnionych w procesie mediacji oraz zasadą szacunku – mediator dba o to, aby strony podczas procesu mediacji odnosiły się do siebie zgodnie z ustalonymi na wstępie regułami. Mediacja może być prowadzona na podstawie woli stron poprzez zgłoszenie się do ośrodka mediacyjnego lub do konkretnego mediatora albo w drodze postanowienia o skierowaniu do mediacji przez sąd. Mediacja jest krótsza i mniej kosztowna niż postępowanie sądowe, a strony konfliktu wychodzą z niej „bez urazy” i z szansą na dalsze, poprawne kontakty.

Doświadczeni zarządcy nieruchomości wiedzą, jak długo mogą trwać spory sądowe dotyczące nowych inwestycji, ale przede wszystkim robót remontowych, które formalnie należą do grupy robót budowlanych objętych nowelizacją. W swojej praktyce wpisywałem do umów obowiązek mediacji w przypadku powstania sporu jako wymagane postępowanie przed skierowaniem sprawy na drogę postępowania sądowego. Jako zwolennik rozwiązywania konfliktów w sposób ugodowy cieszę się, że przepisy rozpowszechniające mediacje zostały – wskazaną na wstępie nowelizacją – wprowadzone. Pytanie, czy nie powinno się iść dalej i wzorem niektórych państw wprowadzić przepisy nakazujące odbycie mediacji przed złożeniem pozwu do sądu. W takim przypadku ogromna część sporów w ogóle nie trafiałaby do systemu sądownictwa, co w znaczący sposób poprawiłoby jego wydolność i zwiększyło szybkość rozstrzygania; ale cieszmy się z tego co jest. A co na temat tej zmiany myślą prawnicy występujący jako pełnomocnicy stron w procesach sądowych? Pamiętamy przecież stary dowcip – jedna z wersji brzmiała: „Świeżo upieczony adwokat do ojca, też adwokata: Tato! Udało mi się skończyć tę sprawę, z którą się męczyłeś 20 lat! Ty idioto – odpowiada ojciec. Ja z tej sprawy zbudowałem dom, kupiłem trzy samochody i zarobiłem na emeryturę na Hawajach, a Ty ją skończyłeś na pierwszej rozprawie!”. Zapytajmy o to adwokata, a jednocześnie i mediatora – mec. Piotra Kwiatkowskiego.

Odpowiedź mec. Piotra Kwiatkowskiego: – Faktycznie funkcjonował ongiś stereotyp, że im dłużej trwa sprawa, tym więcej zarabia na niej adwokat czy radca prawny. Pogląd ten wyrastał z założenia, że każde kolejne pismo, rozprawa czy posiedzenie oznaczają dodatkowe wynagrodzenie pełnomocnika. To jednak obecnie bardzo mylne przekonanie. Dzisiejsza rzeczywistość wygląda zupełnie inaczej, bo świadomość klientów znacząco wzrosła, a rynek usług prawnych jest na tyle wymagający, że szczególnie młodzi adepci sztuki prawniczej muszą dostosowywać stawki do realiów, często je obniżając, aby pozyskać i utrzymać klienta. Dla nich przeciągający się proces to nie dodatkowy zysk, ale ryzyko utraty płynności i większe koszty.

Zwróćmy uwagę, że jeżeli honorarium pełnomocnika zależy od wyniku sprawy lub w dużej części opiera się na zwrocie kosztów zastępstwa, to oznacza to, że adwokat czy radca prawny sam czeka latami na wynagrodzenie. Uderza to szczególnie w młodych prawników, którzy, oferując konkurencyjne stawki, muszą jednocześnie finansować wieloletnie postępowania z własnej kieszeni. Do tego dochodzą rażąco niskie stawki urzędowe – przykładowo w sprawie rozwodowej adwokat z urzędu otrzymuje 720 zł za całe postępowanie w I instancji, które potrafi ciągnąć się latami i wymagać wielokrotnych rozpraw. To przykład, że zawodowi pełnomocnicy są jedną z nielicznych grup, które za pracę wykonywaną na zlecenie państwa nadal nie otrzymują adekwatnego wynagrodzenia i odporni są na kolejne wzrosty płacy minimalnej.

Problem przewlekłości postępowań nie wynika więc dziś z intencji zawodowych pełnomocników, lecz z samej niewydolności systemu sądowniczego. Sprawy trwają latami, a skutki tej zwłoki ponosimy wszyscy – strony postępowania, które czekają na rozstrzygnięcie, ale i całe społeczeństwo, które finansuje przecież ten przeciążony aparat wymiaru sprawiedliwości. Im dłużej trwa proces, tym większe są koszty: gospodarcze, społeczne i psychologiczne. W tym czasie w obiegu gospodarczym brakuje należnych środków, a niepewność co do wyniku sporu utrudnia normalne funkcjonowanie firm i osób prywatnych.

Na tym tle mediacja jawi się jako realna alternatywa – jeśli nie wręcz remedium – zarówno dla uczestników sporów, dla ich pełnomocników, a także sędziów i prokuratorów, mających obecnie od kilkuset do nawet kilku tysięcy spraw w referacie.

Zalety mediacji

Zalety mediacji, w stosunku do procesu sądowego są w moim odczuciu oczywiste.

Po pierwsze – czas. Mediacja trwa zazwyczaj kilka spotkań (zwykle w okresie 2–3 miesięcy), a nie kilka lat, jak bywa w sądzie. Strony szybciej otrzymują rozwiązanie sporu i mogą po prostu przejść do dalszej współpracy lub wrócić do realizacji swoich spraw. Z kolei w realiach gospodarczych, gdzie „czas to pieniądz” – krótsze oczekiwanie na rozstrzygnięcie oznacza mniejsze koszty i mniejsze ryzyko utraty płynności.

Po drugie – odformalizowanie. Według mnie to najważniejsza zaleta mediacji, bo wpływa i przenika przez wszystkie pozostałe. Brak sztywnej procedury pozwala stronom mówić własnym językiem i w swoim tempie, bez konieczności posługiwania się specjalistycznym żargonem prawnym. Spotkanie mediacyjne ma bardziej charakter rozmowy niż rozprawy, co obniża stres i pozwala na większą otwartość. Mediator tłumaczy i ułatwia zrozumienie sporu, wskazuje istotę problemu, a także pomaga zidentyfikować emocje, które często leżą u podstaw konfliktu i utrudniają racjonalną ocenę sytuacji. Dzięki temu strony mają poczucie, że zostały naprawdę wysłuchane, co przecież już samo w sobie stanowi ogromną wartość.

Po trzecie – niższe koszty. Nawet przy mediacji prywatnej koszty osiągnięcia porozumienia są w ogólnym rozrachunku niższe niż w przypadku jakiegokolwiek postępowania sądowego. Mówimy tutaj nie tylko o koszcie dla danego uczestnika, ale także o oszczędnościach systemowych: brak rozpraw i posiedzeń, brak pism procesowych i obiegu korespondencji sądowej, brak postępowań odwoławczych, apelacji, zażaleń czy skarg. Każde z tych działań angażuje czas, środki i energię – zarówno stron, jak i sądu. Warto też pamiętać, że naczelną zasadą postępowania sądowego jest zasada fiskalizmu – sprowadzająca się do tego, że bez uiszczenia opłaty sąd nie podejmie żadnej czynności. Obecnie płacimy więc nawet za uzasadnienie postanowienia czy wyroku, a więc za każdą czynność, która de facto pozwala na zapoznanie się ze stanowiskiem sądu w materii objętej postępowaniem.

Po czwarte – zmniejszenie negatywnych następstw społecznych i psychologicznych. Znakomita większość konfliktów nie wynika wyłącznie z prawa czy zapisów umowy, ale z emocji, braku zaufania i wzajemnego niezrozumienia. Postępowania sądowe często pogłębiają te napięcia, albowiem strony zamykają się w roli „przeciwników”, a każdy kolejny etap procesu wzmacnia poczucie wrogości. Mediacja przeciwnie, tworzy warunki do spokojnej i szczerej rozmowy, w której strony mogą wyrazić swoje emocje i zostać wysłuchane. Dzięki temu zmniejsza się poczucie stresu i napięcia, a wypracowane rozwiązanie ma większą szansę na akceptację i trwałość, nie tylko w wymiarze prawnym, ale przede wszystkim relacyjnym.

Po piąte – stabilność i przewidywalność. Mediacja kończy spór w krótkim czasie, co daje stronom możliwość szybkiego uporządkowania swojej sytuacji prawnej i finansowej. Radykalnie ogranicza też ryzyko podważenia zawartej ugody, bo jest ona wynikiem kompromisu, a nie władczego rozstrzygnięcia sądu. W sporach gospodarczych czy budowlanych oznacza to możliwość kontynuowania inwestycji bez wieloletniej blokady, a w sporach prywatnych – szansę na normalne funkcjonowanie bez niepewności związanej z procesem sądowym. Stabilizacja sytuacji pozwala skupić się na przyszłości zamiast trwać w stanie zawieszenia i oczekiwania na wyrok.

Z mojego doświadczenia wynika jednak, że uczestnicy postępowań wciąż nieufnie podchodzą do mediacji i mediatorów – głównie dlatego, że nie wiedzą, czym ta mediacja de facto jest i jakie może realnie przynieść korzyści. Suche formułki o jej zasadach, które czasem pojawiają się w pouczeniach sądowych albo są recytowane przez mediatorów, niewiele w tym zakresie pomagają. Uczestnicy tych postępowań nie rozumieją, jak różni się mediacja od rozprawy, jakie mają prawa, jakie obowiązki i co mogą dzięki niej realnie zyskać. Brak rzetelnej informacji, a przede wszystkim promocji powoduje, że mediacja bywa traktowana jako formalny dodatek, a nie jako szansa na rozwiązanie problemu.

Sąd ma kierować strony do mediacji w sprawach o roboty budowlane

Projektowana zmiana w Kodeksie postępowania cywilnego (art. 458³a KPC) idzie w kierunku częściowego przełamania tej bariery – ustawodawca nakłada na sąd obowiązek kierowania stron do mediacji w sprawach o roboty budowlane. Wyjątkiem pozostają uproszczone tryby – postępowania upominawcze i nakazowe – w których mediacja nie znajduje praktycznego zastosowania. Wydaje się zatem, że wybór właśnie tej kategorii sporów nie jest przypadkowy, bowiem procesy budowlane są długotrwałe, wymagają opinii biegłych, generują ogromne koszty i obciążają sądy. Skierowanie do mediacji ma je skrócić i uczynić bardziej racjonalnymi.

To oczywiście krok w dobrym kierunku, ale nadal niewystarczający. Samo „kierowanie do mediacji” nie zmieni nastawienia stron, jeżeli nie pójdzie za tym systemowa promocja i edukacja na poziomie społecznym. Mediacja musi być widoczna w mediach, a mediatorzy – obecni w przestrzeni publicznej. Dopiero wtedy przeciętny uczestnik sporu zacznie traktować ugodę jako realną alternatywę dla wyroku.

A może obowiązek podjęcia próby mediacji przed  wniesieniem pozwu?

W mojej ocenie docelowym rozwiązaniem powinno być odejście od formuły „sąd kieruje do mediacji” na rzecz obowiązku podjęcia próby mediacji przed wniesieniem pozwu.

Takie rozwiązanie jest efektywniejsze, bo daje szansę odsiać przynajmniej część spraw, które w ogóle nie trafią do sądu. Zupełnie inaczej podchodzi się do sprawy, gdy strony zostają zobowiązane, aby jeszcze przed procesem sądowym stawić się na posiedzenie mediacyjne. Już bowiem sam fakt, że usiądą przy stole i poświęcą na to swój czas oraz poniosą choćby minimalne koszty, sprawia, że trudniej jest im później kierować sprawę do sądu – gdzie wiązałoby się to z kolejnymi wydatkami i wieloletnim oczekiwaniem. W takiej sytuacji często łatwiej jest zrobić ustępstwo i zakończyć spór „tu i teraz”.

Co ważne, taki mechanizm nie kłóci się z zasadą dobrowolności mediacji. Strony nie są zmuszane do zawarcia ugody – mają jedynie obowiązek spróbować i wziąć udział w spotkaniu. To one decydują, czy dojdą do porozumienia, czy też sprawa ostatecznie trafi do sądu. Obowiązek spróbowania mediacji to nic innego jak stworzenie realnej szansy na ugodowe zakończenie sporu, zanim system sądowy zmuszony będzie ponieść ciężar jego rozpoznania.

Sąd powinien być przecież ostatnim, a nie pierwszym etapem rozwiązywania konfliktów. Jeśli strony dostaną realną szansę rozmowy przy stole mediacyjnym, to często okaże się, że wyrok wcale nie jest im potrzebny.