25 września 2024 r. wejdzie w życie ustawa z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów. Nakłada ona szereg obowiązków również na spółdzielnie jako podmioty prawne w rozumieniu ustawy o ochronie sygnalistów.
Kluczowe dla każdej spółdzielni mieszkaniowej będzie ustalenie w pierwszej kolejności, czy będzie ona obowiązana do wdrożenia procedury wewnętrznej dla dokonywania zgłoszeń wewnętrznych o nieprawidłowościach, o której stanowi art. 23 ustawy o ochrony sygnalistów, który stosuje się do podmiotu prawnego, na rzecz którego – według stanu na 1 stycznia lub 1 lipca danego roku – wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób.
Implementację dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz. Urz. UE L 305 z 26.11.2019, str. 17, z późn. zm.), zrealizuje ustawa o ochronie sygnalistów. Termin „zgłaszający naruszenia prawa” został zastąpiony przez prawodawcę terminem „sygnalisty” – zmiana ta jest podyktowana faktem obecności terminu „sygnalista” w społecznej percepcji problematyki zgłaszania naruszeń prawa.
Dyrektywa wymaga przyjęcia regulacji prawnych związanych ze zgłaszaniem naruszeń, w tym dotyczących ochrony sygnalistów oraz trybu zgłaszania naruszeń i podejmowania działań następczych przez podmioty prawne oraz organy publiczne. Powyższe służyć ma lepszemu egzekwowaniu prawa i polityk UE przez skuteczniejsze wykrywanie przypadków naruszeń, prowadzenie postępowań wyjaśniających i ściganie naruszeń. Osoby pracujące w podmiotach prywatnych i publicznych lub utrzymujące z nimi kontakt w związku ze swoją działalnością zawodową mogą dowiedzieć się o zagrożeniach lub szkodach dla interesu publicznego, a działając jako sygnaliści odegrać istotną rolę w ujawnianiu naruszeń. Rozwiązania krajowe powinny zatem zapewnić zrównoważoną i skuteczną ochronę osób zgłaszających naruszenia (motywy 1 i 2 Dyrektywy). Ustawa ma zapewnić wdrożenie wymaganych dyrektywą środków ochrony osób zgłaszających oraz osób, których dotyczy zgłoszenie, jak również związanych ze zgłaszaniem rozwiązań organizacyjnych i instytucjonalnych.
Aktualnie w polskim systemie prawnym brak jest kompleksowej regulacji poświęconej ochronie sygnalistów, jak jest to rozumiane powszechnie (nie istnieje bowiem definicja ustawowa tego określenia, tj. osób, które działając w dobrej wierze i w interesie publicznym, zgłaszają lub ujawniają informacje o naruszeniach prawa. Zauważyć przy tym trzeba, że powyższe powszechne rozumienie jest bardzo pojemne, a zatem osoba zgłaszająca lub ujawniająca informacje o naruszeniach prawa, zależnie od okoliczności, będzie posiadała zróżnicowane uprawnienia, względnie rolę procesową, wobec ewentualnego podmiotu prawnego, organów ścigania, sądów lub innych organów publicznych oraz w ewentualnych postępowaniach przed tymi organami.
W szczególności nie istnieją odrębne regulacje na gruncie prawa pracy, które bezpośrednio odnosiłyby się do sygnalizowania i specyficznie kształtowały sytuację prawną sygnalisty w związku z dokonanym zgłoszeniem lub ujawnieniem.
W aktualnym stanie prawnym w Polsce tzw. sygnalizowanie i ochrona osób odpowiadających przytoczonemu wyżej rozumieniu sygnalisty (poza pewnymi szczególnymi sektorowymi uregulowaniami bądź rozwiązaniami służącymi sygnalizowaniu nieprawidłowości, o czym niżej) w praktyce podlega przede wszystkim odpowiednim przepisom o powszechnym zakresie zastosowania.
Kogo dotyczy Dyrektywa?
Jak stanowi Dyrektywa, obowiązek ustanowienia wewnętrznych kanałów dokonywania zgłoszeń stosuje się do „podmiotów prawnych w sektorze prywatnym i publicznym”, co w tym drugim przypadku obejmuje także „podmioty będące własnością lub znajdujące się pod kontrolą takich podmiotów” (art. 8 ust. 1 i 9 Dyrektywy).
W przypadku sektora prywatnego obowiązek dotyczy „podmiotów prawnych w sektorze prywatnym, które zatrudniają co najmniej 50 pracowników” wg stanu na 1 stycznia lub 1 lipca danego roku. (art. 8 ust. 3 Dyrektywy). Do liczby pracowników wlicza się osoby wykonywujące pracę zarobkową na rzecz podmiotu prawnego w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia.
Z uwzględnieniem powyższego, przepisy ustawy, wdrażając powołane wyżej fakultatywne postanowienia Dyrektywy, przewidują wspólny próg 50 osób wykonujących lub świadczących pracę odnośnie do obowiązku ustanowienia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych przez podmiot prawny, jak również całkowite zwolnienie z tego obowiązku urzędów lub jednostek organizacyjnych gminy lub powiatu liczących mniej niż 10 000 mieszkańców.
Powyższe nie wyłączy możliwości przyjęcia wewnętrznej procedury przyjmowania zgłoszeń przez podmioty prawne, na które ustawa nie nakłada takiego obowiązku, na zasadzie dobrowolności. Inny podmiot prawny będzie mógł ustalić wewnętrzną procedurę przyjmowania zgłoszeń na zasadach określonych w ustawie.
Procedury zgłoszeń
Z uwagi na fakt, że taki akt powinien gwarantować ochronę pracowników oraz innych sygnalistów przed negatywnymi konsekwencjami związanymi z dokonanymi przez nich zgłoszeniami, jego treść będzie przedmiotem konsultacji ze związkami zawodowymi. Na powyższe pośrednio wskazuje art. 8 ust. 1 Dyrektywy przewidujący, że ustanowienie kanałów i procedur na potrzeby dokonywania zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych następuje po konsultacji i w porozumieniu z partnerami społecznymi, jeżeli tak przewiduje prawo krajowe.
Procedura zgłoszeń wewnętrznych będzie więc ustalana po konsultacjach z zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi lub, jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, po konsultacjach z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Taki tryb ma zapewnić pracodawcy przede wszystkim sprawne wywiązanie się z obowiązku nałożonego Dyrektywą i ustawą (tj. ustalenia procedury zgłoszeń wewnętrznych) z jednoczesnym zapewnieniem możliwości wyrażenia opinii odnośnie takiej procedury przez zakładową organizację związkową albo przedstawicieli pracowników. Dotychczasowi przedstawiciele pracowników mogą być stroną konsultacji w sprawie ustalania procedur wewnętrznych. W przypadku braku przedstawiciela pracowników u danego pracodawcy powstanie konieczność jego powołania.
Dodatkowo w celu usprawnienia przedmiotowych konsultacji zostanie wprowadzony ściśle określony termin na ich przeprowadzenie, tj. będą mogły trwać nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni od dnia przedstawienia przez podmiot prawny projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych. Taka procedura wejdzie w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę, w sposób przyjęty w danym podmiocie prawnym.
Uprzejmie donoszę, że…
Właściwe korzystanie z ustanowionych kanałów zgłoszeń, a tym samym realizacja celów Dyrektywy, nie byłoby możliwe bez przekazania odpowiednich informacji w tym przedmiocie. Dlatego też podmiot prawny zostanie zobowiązany do przekazania informacji o procedurze zgłoszeń wewnętrznych osobie wykonującej pracę na rzecz podmiotu prawnego przed dopuszczeniem jej do pracy. Natomiast osobie ubiegającej się o wykonywanie pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby, podmiot prawny przekaże informację o procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.
W odniesieniu do zakresu podmiotowego procedury zgłoszeń wewnętrznych przyjmuje się, że będzie dotyczyć wszystkich osób objętych zakresem ochrony w ustawie.
W ustawie przyjęto, że przedmiotem regulacji ustawowej będzie określenie minimalnej treści procedury zgłoszeń wewnętrznych, która będzie zawierała ustalenia dotyczące w szczególności postanowień zawartych w art. 9 Dyrektywy, oraz system zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych (jako fakultatywny element tej procedury), a ponadto uregulowanie obowiązków podmiotu prawnego, które wynikają z art. 16 ust. 1, art. 18 ust. 2–4 Dyrektywy (tj. obowiązku zachowania poufności, ochrony danych osobowych oraz dokumentowania zgłoszeń) oraz możliwości dokonywania zgłoszeń anonimowych.
System zachęt nie oznacza materialnych zachęt w postaci np. nagród pieniężnych, ale mechanizmy polegające na zachęceniu pracownika do dokonania zgłoszenia wewnętrznego w postaci np. szkoleń z procedury wewnętrznej, informacji o zgłoszeniach.
Kanały zgłoszeń
Art. 8 ust. 5 Dyrektywy przewiduje, że kanały dokonywania zgłoszeń mogą być także zapewniane zewnętrznie przez osobę trzecią. W takim przypadku warunki funkcjonowania kanałów (zabezpieczenia i wymogi, o których mowa w art. 9 ust. 1 Dyrektywy) stosuje się również do osób trzecich, którym powierzono obsługę kanału dokonywania zgłoszeń na rzecz podmiotu prawnego w sektorze prywatnym. Z przytoczonego przepisu Dyrektywy wynika zatem możliwość obsługiwania kanałów dokonywania zgłoszeń przez podmiot zewnętrzny, inny niż podmiot prawny. Konieczne jest przy tym zachowanie wymogów określonych w Dyrektywie. Powyższe otwiera drogę do tego, aby realizacja obowiązku w zakresie funkcjonowania wewnętrznego kanału zgłoszeń była powierzana innym podmiotom i wiązała się ze świadczeniem usług w tym zakresie. Przy czym umowa o świadczenie takich usług będzie musiała spełniać wymogi art. 28 ust. 3 rozporządzenia 2016/679.
Art. 8 ust. 6 Dyrektywy przewiduje z kolei, że podmioty prawne w sektorze prywatnym zatrudniające od 50 do 249 pracowników mogą dzielić się zasobami w zakresie przyjmowania zgłoszeń i wszelkich prowadzonych postępowań wyjaśniających. Pozostaje to bez uszczerbku dla obowiązków nałożonych na te podmioty przez Dyrektywę w zakresie zachowania poufności, przekazywania informacji zwrotnych oraz przeciwdziałania naruszeniu.
Projektowana regulacja zapewnia wdrożenie art. 18 ust. 1 Dyrektywy, zgodnie z którą podmioty prawne w sektorze prywatnym i publicznym oraz właściwe organy są zobligowane do prowadzenia rejestru wszystkich przyjętych zgłoszeń, zgodnie z wymogami w zakresie poufności, przewidzianymi w art. 16. Zgłoszenia przechowuje się nie dłużej niż jest to konieczne i proporcjonalne, aby zapewnić zgodność z wymogami ustanowionymi w niniejszej dyrektywie lub innymi wymogami ustanowionymi w prawie unijnym lub krajowym.
Podmiot prawny będzie zatem zobowiązany prowadzić rejestr zgłoszeń wewnętrznych oraz będzie administratorem danych zgromadzonych w tym rejestrze. Wpisu do rejestru będzie się dokonywało na podstawie zgłoszenia wewnętrznego. Ustawa określa także zakres danych, jakie mają znaleźć się w rejestrze i będą mogły być przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończenia postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
Przedmiotowy rejestr będzie także zawierał wyszczególnione w ustawie dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób. Umożliwi to właściwe zarządzanie rejestrem oraz sprawne wyszukiwanie i dokumentowanie dokonania zgłoszenia.
Prof. SANS dr Piotr Pałka – radca prawny i wspólnik DERC PAŁKA Kancelaria Radców Prawnych