Autor: Jacek Frydryszak
Według mojej opinii, opartej o wieloletnie doświadczenie oraz w związku ze zmieniającą się sytuacją na rynku usług skierowanych do zarządców nieruchomości, warto postawić mimo wszystko na outsourcing z wyjątkiem sytuacji, w której spółdzielnia czy wspólnota mieszkaniowa dysponuje już istniejącym zapleczem pozwalającym na stworzenie własnych służb lub już te służby posiada.
Zarządcy nieruchomości oraz spółdzielnie mieszkaniowe przyjmują różne rozwiązania w zakresie realizacji swoich obowiązków wobec mieszkańców – celowo ograniczę się do rynku zarządzania zasobami niekomercyjnymi, z położeniem akcentu na zasoby spółdzielni mieszkaniowych.
Podstawowym zakresem usług zarządzania nieruchomościami są – moim zdaniem – zadania związane z technicznym utrzymaniem zasobów oraz z utrzymaniem ich stanu sanitarno-porządkowego.
Do czynności pomocniczych, wspomagających realizację zadań podstawowych, zaliczam przede wszystkim:
- prowadzenie ewidencji księgowej (już słyszę oburzenie księgowych – dla niektórych z nich księgowość, to kwintesencja pracy zarządcy),
- obsługę prawną, kadry i płace,
- obsługę w zakresie bhp i ppoż.,
- realizację obowiązków w zakresie RODO,
- obsługę systemów informatycznych,
- ochronę mienia, itp.
W spółdzielniach mieszkaniowych dodatkowo dochodzą obowiązki wynikające z tytułu członkostwa wypełniane przez pracowników tzw. działów członkowsko-mieszkaniowych.
Prawie wszystkie wskazane wyżej zadania mogą być realizowane siłami własnych pracowników lub poprzez lokowanie zlecenia w firmach zewnętrznych. Z moich doświadczeń wynika, że najczęściej występuje wariant mieszany tj. trochę pracowników, trochę outsourcingu.
Ma być tanio czy dobrze?
W zarządzaniu nieruchomościami mieszkaniowymi podstawowy dylemat to konieczność znalezienia odpowiedzi na pytanie: czy ma być tanio, czy dobrze? Oczywiście odpowiedź każdego mieszkańca będzie brzmiała: ma być i tanio i dobrze. Doświadczeni zarządcy wiedzą, że tak się do końca nie da. Nasze działania powinny być zatem uzależnione przede wszystkim od wieku i związanego z nim stanu technicznego zasobów oraz od specyfiki i składu społecznego naszych mieszkańców – inna będzie oferta dla nowego osiedla, inna dla budynków z czasów PRL, zamieszkałych w dużej części przez ludzi starszych i mniej zamożnych. Do tej specyfiki trzeba również wybrać model organizacji pracy.
Na początek odpowiedzmy sobie na pytanie: wykonanie jakich zadań wskazanych wyżej możemy zlecić firmom zewnętrznym i jakie płyną korzyści z przyjęcia takiego rozwiązania. Oto niektóre z nich: niewielkie wymagania lokalowe dla potrzeb zarządcy nieruchomości – nie potrzeba dużego biura, nie potrzeba warsztatów, szatni dla pracowników, magazynów, itp., nie potrzeba sprzętu oraz materiałów niezbędnych do utrzymania technicznego zasobów i na potrzeby zapewnienia porządku i czystości, brak osobowych kosztów pośrednich (ubrania robocze, badania lekarskie, posiłki regeneracyjne, woda, fundusz socjalny, szkolenia, itp.), brak kosztów zastępstw w okresach urlopów czy choroby, uproszczona ewidencja księgowa (ograniczona de facto do jednej faktury w miesiącu od danego kontrahenta), itd., itp. Tego typu rozwiązania są szczególnie przydatne w przypadku dużego rozproszenia terytorialnego zarządzanych obiektów, ponieważ właściwy nadzór nad pracownikami tzw. działów eksploatacji (dozorcy, konserwatorzy) w takiej sytuacji jest praktycznie niemożliwy. A jakie są wady takiego rozwiązania? Według mojej oceny na dzień dzisiejszy jest ich coraz mniej, ponieważ firmy obsługujące zasoby mieszkaniowe bardzo się sprofesjonalizowały i świadczą usługi na coraz wyższym poziomie.
Umowa z usługodawcą, co wybrać?
Zawierając umowę z usługodawcą zewnętrznym należy pamiętać jednak o kilku zasadniczych sprawach:
- po pierwsze, wybierać takiego kontrahenta, który ma doświadczenie w realizacji zlecanych przez nas zadań (przestrzegam przed stosowaniem jako jedynego kryterium wyboru, proponowanej wysokości wynagrodzenia),
- po drugie, należy sprawdzić czy firma ma ważną polisę OC, jaki jest jej zakres i czy wysokość sumy ubezpieczenia jest adekwatna do ryzyka związanego ze świadczoną usługą,
- po trzecie, należy precyzyjnie określić zakres obowiązków i zadań do wykonania oraz zakres uprawnień i odpowiedzialności (podobnie jak to się robi zatrudniając pracownika), jak również czas wykonywania usługi (godziny pracy),
- po czwarte, należy sprawdzić czy pracownicy firmy mają stosowne uprawnienia (np. elektryk czy konserwator instalacji gazowych),
- po piąte, trzeba pamiętać o obowiązkach wynikających z RODO i zawrzeć umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych (powinna być załącznikiem do umowy zasadniczej).
Należy również pamiętać o dopasowaniu zapisów umowy do obowiązujących w spółdzielni lub wspólnocie mieszkaniowej zasad użytkowania lokali, w tym o granicach odpowiedzialności i obowiązków leżących po stronie zarządcy i użytkownika lokalu – dotyczy to głównie konserwacji instalacji sanitarnych i elektrycznych oraz remontów wewnątrz lokali.
Umowa z usługodawcą zewnętrznym powinna również zawierać pewne miękkie zapisy, dotyczące relacji z mieszkańcami (kultura osobista, koncyliacyjność, unikanie sporów), jak również zakaz dyskusji z mieszkańcami na tematy związane z działalnością zarządcy – niestety zdarza się jeszcze, że pracownicy usługodawcy, chcąc ukryć własny brak kompetencji lub chęci do pracy „wymądrzają się”, wskazując innych jako winowajców – tymi innymi są z reguły przedstawiciele zarządcy.
Usługi realizowane na zewnątrz
Odwracając pytanie: czy są z kolei usługi, które muszą (lub przynajmniej powinny) być zlecane na zewnątrz? Do takich zaliczyłbym przede wszystkim konserwację urządzeń podlegających dozorowi technicznemu (dźwigi, zbiorniki ciśnieniowe, itp.), specjalistyczne usługi dezynfekcji, dezynsekcji i deratyzacji, odgrzybiania, itp., usługi w zakresie bezpieczeństwa przeciwpożarowego – np. konserwacja systemów alarmowych w halach garażowych i kotłowniach gazowych, konserwacja gaśnic, kontrole okresowe przewodów wentylacyjnych, konserwacja szlabanów i bram garażowych, konserwacja systemów wentylacji mechanicznej i klimatyzacji, konserwacja systemów monitoringu wizyjnego, itp.
Popatrzmy na sprawę jeszcze z perspektywy historycznej. W czasach słusznie minionych sprawa była oczywista. Każda spółdzielnia mieszkaniowa czy przedsiębiorstwo gospodarki mieszkaniowej (zarządzało zasobami państwowymi) miały swoich pracowników oraz własne zaplecze techniczne czyli tzw. zakłady budowlano-remontowe. W okresie transformacji ustrojowej sytuacja zaczęła się zmieniać. Spółdzielnie mieszkaniowe często dzieliły się na mniejsze i musiały z konieczności budować swoją strukturę organizacyjną od nowa. Pojawiało się wówczas na rynku coraz więcej małych przedsiębiorców świadczących usługi w zakresie konserwacji instalacji sanitarnych, elektrycznych, domofonowych oraz firm świadczących usługi w zakresie utrzymania porządku i czystości. Z czasem dołączyły do nich biura księgowe, które rozszerzały swoje usługi o obsługę wspólnot i spółdzielni mieszkaniowych.
Co zatem wybrać?
Według mojej opinii, opartej o wieloletnie doświadczenie oraz w związku ze zmieniającą się sytuacją na rynku usług skierowanych do zarządców nieruchomości, warto postawić mimo wszystko na outsourcing z wyjątkiem sytuacji, w której spółdzielnia czy wspólnota mieszkaniowa dysponuje już istniejącym zapleczem pozwalającym na stworzenie własnych służb lub już te służby posiada. Jest jeszcze jedno rozwiązanie, z którego w swojej karierze korzystałem. Polega ono na „sprywatyzowaniu” zatrudnionych pracowników. Swojego czasu namówiłem grupę dozorców, aby założyli firmę i jako podmiot gospodarczy zawarli umowę ze spółdzielnią, której wówczas byłem prezesem. Przyjęli ofertę i wszyscy byli zadowoleni – oni dostali de facto większe pieniądze, a my ograniczyliśmy biurokrację i koszty pośrednie. Firma działała wiele lat po tej transformacji i chyba działa do dzisiaj, chociaż minęło już prawie ćwierć wieku; przez ten okres pozyskiwała nowych klientów i rozwinęła swoją działalność.
Ten artykuł może być przydatny głównie koleżankom i kolegom, którzy swoją przygodę z zarządzaniem nieruchomościami dopiero zaczynają i zastanawiają się, jaki model pracy przyjąć. Życzę wszystkim początkującym zarządcom powodzenia i zachęcam do czytania moich artykułów. Mam nadzieję, że uwagi „starego” zarządcy będą przydatne.
